Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuLuật Bảo hiểm xã hội năm 2024 đã chính thức đặt nền móng cho việc chuyển đổi hoàn toàn sang quản lý sổ bảo hiểm xã hội theo phương thức điện tử, trong đó có những quy định cụ thể về lộ trình áp dụng Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử từ ngày 01/01/2026. Đây được xem là một bước tiến quan trọng trong công cuộc số hóa lĩnh vực an sinh xã hội, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tạo thuận lợi cho người tham gia bảo hiểm.
>>> Xem thêm: Thời gian thực hiện dịch vụ sổ đỏ thường kéo dài bao lâu?
1. Chính thức chấm dứt việc cấp sổ BHXH giấy đại trà từ ngày 01/01/2026
Theo quy định tại Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Luật số 41/2024/QH15), sổ bảo hiểm xã hội được cấp dưới hai hình thức là bản điện tử và bản giấy. Đáng chú ý, Luật khẳng định rõ rằng hai hình thức này có giá trị pháp lý ngang nhau, không phân biệt giá trị sử dụng trong các giao dịch hay thủ tục hành chính.
Bên cạnh đó, tại khoản 2 Điều 25, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định:
Chậm nhất đến ngày 01 tháng 01 năm 2026, việc cấp sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy chỉ được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội có yêu cầu.
Như vậy, kể từ ngày 01/01/2026, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ ưu tiên và thực hiện cấp sổ BHXH điện tử cho người tham gia. Sổ BHXH giấy không còn được cấp tự động như trước, mà chỉ phát hành trong trường hợp người lao động có nhu cầu và đề nghị cụ thể.
Việc từng bước “khai tử” sổ BHXH giấy không đồng nghĩa với việc giảm giá trị pháp lý của sổ, mà nhằm hướng tới quản lý tập trung, đồng bộ và hiện đại hóa dữ liệu BHXH. Theo đó, toàn bộ thông tin về nhân thân, quá trình tham gia, mức đóng, thời gian hưởng và giải quyết các chế độ BHXH của người lao động sẽ được số hóa đầy đủ, cập nhật liên tục và đối chiếu chính xác trên hệ thống dữ liệu của ngành BHXH.
Lưu ý quan trọng: Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính, người dân hoàn toàn có thể sử dụng sổ BHXH điện tử để thay thế cho sổ giấy. Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024, bản điện tử và bản giấy đều có hiệu lực pháp lý như nhau, do đó các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận và công nhận giá trị của sổ BHXH điện tử theo đúng quy định.
2. Sổ bảo hiểm xã hội điện tử bao gồm những thông tin gì?
Về bản chất, sổ BHXH điện tử là phiên bản số hóa của sổ BHXH giấy, do đó toàn bộ nội dung thông tin cơ bản vẫn được giữ nguyên. Sổ BHXH điện tử phản ánh đầy đủ thông tin liên quan đến người lao động cũng như quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, bao gồm:
– Họ và tên đầy đủ của người lao động.
– Mã số bảo hiểm xã hội.
– Ngày, tháng, năm sinh.
– Giới tính.
– Quốc tịch.
– Thông tin giấy tờ tùy thân như: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu.
– Thông tin về các chế độ bảo hiểm xã hội mà người lao động đã được giải quyết và hưởng.
– Toàn bộ quá trình đóng BHXH, bao gồm từng giai đoạn tham gia, mức tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm tương ứng với từng thời kỳ.
Việc tích hợp đầy đủ các thông tin này trên môi trường điện tử giúp người lao động dễ dàng theo dõi, kiểm tra và đối chiếu quá trình tham gia BHXH của mình, đồng thời hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, rách hỏng sổ như trước đây.
>>> Xem thêm: Có 1 công chứng viên có thành lập được văn phòng công chứng không?
3. Các phương thức tra cứu mã số bảo hiểm xã hội hiện nay
Theo quy định tại Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH, mã số bảo hiểm xã hội là mã định danh duy nhất của mỗi người tham gia BHXH. Người lao động có thể tra cứu mã số này thông qua nhiều cách khác nhau, cụ thể:
– Tra cứu trực tiếp trên sổ BHXH: Mã số BHXH được in rõ ràng ngay dưới họ tên của người lao động tại trang bìa sổ.
– Tra cứu trên thẻ bảo hiểm y tế (BHYT):
- Đối với thẻ BHYT mẫu cũ được cấp trước ngày 01/4/2021: Mã số BHXH là 10 chữ số cuối tại ô thứ 4 trên thẻ.
- Đối với thẻ BHYT mẫu mới cấp từ ngày 01/4/2021: Mã số BHXH chính là 10 ký tự thể hiện mã số thẻ BHYT.
– Tra cứu trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
– Tra cứu thông qua ứng dụng VssID – ứng dụng bảo hiểm xã hội số do BHXH Việt Nam phát hành.
Lưu ý: Trường hợp người lao động không quen sử dụng các thiết bị công nghệ hoặc thao tác tra cứu online, hoàn toàn có thể nhờ người thân hoặc bạn bè hỗ trợ tra cứu bằng một trong hai hình thức sau:
– Tra cứu trực tiếp trên Website chính thức của BHXH Việt Nam.
– Tra cứu thông qua chức năng tra cứu mã số BHXH trên tài khoản VssID của người thân, bạn bè.
4. Tra cứu thấy có hai mã số BHXH khác nhau thì xử lý ra sao?
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, nguyên tắc chung là mỗi người lao động chỉ được cấp một mã số BHXH duy nhất và mã số này được sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ quá trình tham gia bảo hiểm.
Tuy nhiên, trên thực tế, do nhiều nguyên nhân như thay đổi nơi làm việc, thay đổi địa chỉ cư trú, thay đổi thông tin cá nhân hoặc chuyển đổi giấy tờ tùy thân (từ CMND sang CCCD mã vạch, từ CCCD mã vạch sang CCCD gắn chip…), có không ít trường hợp một người lao động bị cấp trùng từ hai mã số BHXH trở lên.
Trong trường hợp này, người lao động không được tự ý lựa chọn một mã số BHXH để tiếp tục sử dụng, mà bắt buộc phải thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH. Việc gộp sổ nhằm mục đích hợp nhất toàn bộ thời gian đã đóng BHXH về một mã số duy nhất, đảm bảo quyền lợi của người lao động khi giải quyết các chế độ sau này.
Người lao động có thể đề nghị đơn vị sử dụng lao động hỗ trợ thực hiện thủ tục hoặc tự mình trực tiếp làm thủ tục gộp sổ tại cơ quan BHXH. Căn cứ Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, thủ tục gộp sổ BHXH được thực hiện như sau:
Hồ sơ cần chuẩn bị:
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS.
– Toàn bộ các sổ BHXH đề nghị gộp.
Trình tự thực hiện:
– Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp cho cơ quan BHXH thông qua một trong ba hình thức:
- Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam, Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc các tổ chức I-VAN.
- Gửi hồ sơ qua đường bưu điện.
- Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi quản lý.
– Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết hồ sơ trong thời hạn không quá 10 ngày kể từ ngày xác định hồ sơ hợp lệ.
– Bước 3: Người lao động nhận kết quả giải quyết thủ tục gộp sổ BHXH theo đúng quy định.
>>> Xem thêm: Nhà đất đang thế chấp có thể thực hiện công chứng mua bán nhà đất không?
Như vậy, trên đây là giải đáp của chúng tôi về vấn đề “Khai tử sổ BHXH giấy từ 01/01/2026: Người lao động cần biết gì?“. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ pháp lý, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo thông tin:
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Đường dây nóng: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
XEM THÊM CÁC TỪ KHÓA TÌM KIẾM:
>>> Dịch vụ công chứng ngoài giờ hành chính, ngoài trụ sở tại Hà Nội.
>>> Thủ tục chứng thực chữ ký, điểm chỉ năm 2026.
>>> Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ tiên phong làm việc cả thứ 7 và chủ nhật, miễn phí ký ngoài trại giam, bệnh viện,….
>>> Mức phí công chứng di chúc mới nhất hiện nay? Muốn nhờ văn phòng công chứng lưu trữ di chúc cần bao nhiêu tiền?
>>> Người ủy quyền chết thì giấy ủy quyền còn hiệu lực không?