Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuKể từ thời điểm Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, vấn đề dữ liệu cá nhân ngày càng được xã hội đặc biệt quan tâm, nhất là trong bối cảnh các hoạt động giao dịch, liên hệ và xác thực danh tính đều diễn ra trên môi trường số. Một trong những câu hỏi được đặt ra nhiều nhất hiện nay là: địa chỉ email có được xem là dữ liệu cá nhân hay không?
>>> Xem thêm: Công chứng mua bán xe ô tô và xe máy cần giấy tờ gì?
1. Dữ liệu cá nhân được hiểu như thế nào theo quy định pháp luật?
Căn cứ khoản 1 Điều 3 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, dữ liệu cá nhân được định nghĩa là thông tin dưới dạng số hoặc các hình thức khác có khả năng xác định hoặc hỗ trợ việc xác định một con người cụ thể. Dữ liệu cá nhân bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm; trong trường hợp dữ liệu đã được khử nhận dạng thì không còn được coi là dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật.
Từ quy định này có thể thấy, phạm vi dữ liệu cá nhân được hiểu khá rộng, bao trùm mọi thông tin có khả năng xác định trực tiếp hoặc gián tiếp danh tính của một cá nhân, không giới hạn ở giấy tờ hay thông tin truyền thống. Đồng thời, pháp luật cũng phân loại dữ liệu cá nhân thành hai nhóm nhằm áp dụng các mức độ bảo vệ phù hợp.
2. Email có được coi là dữ liệu cá nhân không?
Theo Điều 3 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, văn bản quy định chi tiết thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, danh mục dữ liệu cá nhân cơ bản bao gồm nhiều nhóm thông tin gắn với từng cá nhân cụ thể, như:
- Thông tin nhận dạng cá nhân (họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch…);
- Thông tin liên hệ của cá nhân;
- Thông tin về tài khoản số;
- Và các thông tin khác có khả năng xác định một con người cụ thể, không thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
Trong thực tế, địa chỉ email là một dạng tài khoản số được sử dụng phổ biến, thường gắn liền với tên gọi, biệt danh hoặc dấu hiệu nhận diện riêng của người sử dụng. Email không chỉ phục vụ mục đích liên hệ mà còn được dùng để xác thực danh tính, đăng nhập hệ thống, giao dịch và trao đổi thông tin trên môi trường số.
Xét theo tiêu chí pháp lý, email hoàn toàn đáp ứng điều kiện là thông tin “giúp xác định một con người cụ thể”. Do đó, có thể khẳng định rằng email là dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, đồng thời được xếp vào nhóm dữ liệu cá nhân cơ bản.
Vì vậy, mọi hoạt động thu thập, lưu trữ, sử dụng hay chia sẻ địa chỉ email của cá nhân đều phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân, đặc biệt là quy định về mục đích xử lý, bảo mật thông tin và bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu.
>>> Có thể bạn quan tâm: Địa chỉ văn phòng công chứng làm việc cả thứ 7 và chủ nhật tại Hà Nội.
3. Việc thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân được quy định ra sao?
Điều 5 Nghị định 356/2025/NĐ-CP đã hướng dẫn cụ thể cách thức thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân trong thực tế.
3.1. Trách nhiệm xây dựng quy trình thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu
Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân và bên vừa kiểm soát vừa xử lý dữ liệu cá nhân có nghĩa vụ xây dựng đầy đủ quy trình, thủ tục và biểu mẫu để bảo đảm việc thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu. Các quy trình này phải phù hợp với hoạt động xử lý dữ liệu của đơn vị và phân định rõ trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan.
Đồng thời, các bên có trách nhiệm bảo đảm chủ thể dữ liệu được thông tin đầy đủ, rõ ràng về thủ tục thực hiện quyền của mình theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025.
Theo đó, kể từ ngày 01/01/2026, chủ thể dữ liệu cá nhân chính thức được bảo đảm 06 quyền cơ bản, bao gồm:
- Quyền được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;
- Quyền đồng ý, không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý đối với việc xử lý dữ liệu;
- Quyền xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân;
- Quyền yêu cầu cung cấp, xóa, hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu;
- Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật;
- Quyền yêu cầu áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân.
3.2. Thực hiện quyền rút lại sự đồng ý, hạn chế hoặc phản đối xử lý dữ liệu
Khi nhận được yêu cầu hợp lệ từ chủ thể dữ liệu về việc rút lại sự đồng ý, hạn chế hoặc phản đối xử lý dữ liệu cá nhân, bên có trách nhiệm phải:
- Phản hồi trong thời hạn 02 ngày làm việc;
- Cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến thủ tục ngừng xử lý dữ liệu;
- Hoàn thành việc ngừng xử lý trong vòng 15 ngày, trừ trường hợp pháp luật cho phép xử lý dữ liệu mà không cần sự đồng ý của chủ thể dữ liệu.
Nếu việc ngừng xử lý cần có sự phối hợp của bên xử lý dữ liệu hoặc bên thứ ba, thời hạn thực hiện có thể kéo dài tối đa 20 ngày. Đối với các yêu cầu phức tạp, thời gian xử lý chỉ được gia hạn 01 lần, không quá 15 ngày, kèm theo thông báo và nghĩa vụ chứng minh tính cần thiết của việc gia hạn.
3.3. Thực hiện quyền xem, chỉnh sửa và cung cấp dữ liệu cá nhân
Trong trường hợp chủ thể dữ liệu yêu cầu được xem, chỉnh sửa hoặc cung cấp dữ liệu cá nhân, bên có trách nhiệm phải:
- Phản hồi trong vòng 02 ngày làm việc;
- Thực hiện yêu cầu trong thời hạn 10 ngày.
Nếu cần sự phối hợp của bên xử lý dữ liệu hoặc bên thứ ba, thời hạn tối đa là 15 ngày. Việc gia hạn xử lý (nếu có) chỉ được thực hiện 01 lần, không quá 10 ngày, và phải thông báo rõ lý do.
3.4. Thực hiện quyền yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân
Khi chủ thể dữ liệu thực hiện đúng thủ tục yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát dữ liệu hoặc bên vừa kiểm soát vừa xử lý dữ liệu phải:
- Phản hồi trong 02 ngày làm việc;
- Hoàn tất việc xóa dữ liệu trong thời hạn 20 ngày.
Trường hợp cần sự phối hợp của bên xử lý dữ liệu hoặc bên thứ ba, thời hạn tối đa là 30 ngày. Nếu phải gia hạn, thời gian gia hạn không vượt quá 20 ngày, chỉ được gia hạn 01 lần, đồng thời phải chứng minh tính cần thiết của việc kéo dài thời gian xử lý.
3.5. Thực hiện quyền yêu cầu áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân
Đối với yêu cầu áp dụng các biện pháp, giải pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân, cơ quan có thẩm quyền hoặc các tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động xử lý dữ liệu phải:
- Phản hồi trong vòng 02 ngày làm việc;
- Thực hiện yêu cầu trong thời hạn 15 ngày.
Trường hợp cần gia hạn, thời gian gia hạn tối đa là 15 ngày, chỉ được gia hạn 01 lần, kèm theo thông báo rõ ràng và trách nhiệm giải trình về sự cần thiết của việc gia hạn.
>>> Xem thêm: Nên làm dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh tại văn phòng công chứng hay văn phòng đăng ký đất đai?
Như vậy, trên đây là giải đáp của chúng tôi về vấn đề “Email có phải là dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025?“. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ pháp lý, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo thông tin:
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Đường dây nóng: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
XEM THÊM CÁC TỪ KHÓA TÌM KIẾM:
>>> Làm sổ đỏ cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Chi phí hết bao nhiêu tiền? Thủ tục xin cấp sổ đỏ được thực hiện qua mấy bước?
>>> Bạn đã biết cách kiểm tra sổ đỏ giả chưa? Kiểm tra sổ đỏ thật – giả tại văn phòng công chứng.
>>> Dịch vụ làm sổ đỏ nhanh chóng, uy tín nhất Hà Nội ở đâu? Nên làm sổ đỏ ở văn phòng luật sư hay văn phòng công chứng?
>>> Di chúc không công chứng có hiệu lực pháp lý hay không? Thủ tục làm sổ đỏ thừa kế nhanh chóng hàng đầu Hà Nội.
>>> Sau kỳ nghỉ Tết Nguyên đán, cán bộ công chức cần lưu ý điều gì?