Trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp, phiếu thu – phiếu chi là chứng từ quan trọng ghi nhận dòng tiền ra vào. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn băn khoăn liệu những chứng từ nội bộ này có cần công chứng hay không khi phục vụ cho các thủ tục hành chính, thanh tra, kiểm toán hoặc giải trình với đối tác. Việc công chứng phiếu thu đôi khi là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính xác thực của chứng từ nhưng không phải trong mọi trường hợp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khi nào phải công chứng, hồ sơ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng để tránh bị từ chối.

>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có làm việc ngoài giờ hành chính không?

1. Phiếu thu – phiếu chi là gì?

• Phiếu thu: chứng từ xác nhận doanh nghiệp đã nhận tiền từ cá nhân hoặc tổ chức.

• Phiếu chi: chứng từ xác nhận doanh nghiệp đã chi tiền cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

• Các chứng từ này thể hiện:

  • Nội dung thu/chi

  • Số tiền

  • Người lập phiếu

  • Người duyệt

  • Dấu và chữ ký của doanh nghiệp

>>> Xem thêm: Những lỗi thường gặp khi công chứng nhà đất

2. Căn cứ pháp lý liên quan đến việc công chứng

• Luật Công chứng 2014

• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực bản sao

• Thông tư của Bộ Tài chính về chế độ kế toán doanh nghiệp

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chỉ bản sao từ bản chính mới được chứng thực khi bản chính rõ ràng, đầy đủ, không bị tẩy xóa hoặc chỉnh sửa.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết để sử dụng Công chứng di chúc cho tài sản lớn

3. Khi nào cần công chứng phiếu thu – phiếu chi?

Do phiếu thu và phiếu chi là chứng từ nội bộ, không phải luôn phải công chứng. Tuy nhiên, các trường hợp dưới đây thường cần:

3.1. Khi nộp hồ sơ cho cơ quan nhà nước

• Hồ sơ hoàn thuế, quyết toán thuế, thanh tra có thể yêu cầu bản sao chứng thực phiếu thu – phiếu chi.

3.2. Khi chứng minh giao dịch tài chính với đối tác

• Đối tác yêu cầu để bảo đảm tính minh bạch của giao dịch.

>>> Xem thêm: Khi nào thừa kế cần khai nhận và khi nào cần phân chia – trong công chứng thừa kế

3.3. Khi tham gia đấu thầu hoặc xin hỗ trợ tài chính

• Một số gói thầu yêu cầu chứng từ chi phí, thanh toán phải có bản sao chứng thực.

3.4. Khi nộp hồ sơ ngân hàng

• Để chứng minh dòng tiền hoặc chi phí doanh nghiệp.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng phiếu thu – phiếu chi

1. Bản gốc phiếu thu – phiếu chi

2. Chứng minh nhân dân/CCCD của người nộp hồ sơ

3. Bản sao cần chứng thực

4. Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền nếu người đi công chứng không phải đại diện doanh nghiệp

5. Con dấu tròn của công ty trên bản gốc (nếu áp dụng theo quy chế nội bộ doanh nghiệp)

5. Quy trình công chứng phiếu thu – phiếu chi

Bước 1: Xuất trình bản chính

Công chứng viên kiểm tra: số tiền, chữ ký, dấu doanh nghiệp, nội dung không bị tẩy xóa.

Bước 2: Kiểm tra giấy tờ tùy thân

Đảm bảo người nộp hồ sơ có quyền thực hiện yêu cầu.

>>> Xem thêm: Thủ tục pháp lý liên quan đến dịch vụ cấp sổ đỏ lần đầu theo quy định mới

Bước 3: Tiếp nhận bản sao và thực hiện chứng thực

Cơ quan công chứng xác nhận bản sao đúng với bản chính theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Bước 4: Trả kết quả

• Thời gian: trong ngày

• Số lượng bản sao tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp

6. Những trường hợp phiếu thu – phiếu chi không được công chứng

• Phiếu bị tẩy xóa, sửa chữa, chèn thông tin

• Phiếu không có chữ ký hợp lệ

• Phiếu không có dấu doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp theo quy chế không sử dụng con dấu)

• Phiếu không phải bản chính

• Nội dung thể hiện dấu hiệu bất thường hoặc nghi vấn gian lận kế toán

7. Lưu ý khi yêu cầu công chứng

• Mang theo bản gốc còn nguyên vẹn

• Chuẩn bị đủ số lượng bản sao

• Doanh nghiệp cần có quy chế quản lý chứng từ kế toán rõ ràng, tránh bị đánh giá thiếu minh bạch

• Kiểm tra lại chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng và giám đốc

8. Kết luận

Việc công chứng phiếu thu và phiếu chi không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng rất cần thiết khi hồ sơ đòi hỏi chứng từ tài chính phải có tính xác thực cao. Nắm rõ các trường hợp cần công chứng, hồ sơ chuẩn bị và các lưu ý quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục nhanh chóng, tránh bị trả hồ sơ hoặc nghi ngờ về tính minh bạch của chứng từ.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Điều kiện và quy trình xin cấp phép xây dựng chung cư mini

>>> Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có cần khi ly hôn không?

>>> Dịch vụ công chứng cho người cao tuổi tận nơi, nhanh chóng

>>> Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? đối với tài sản hình thành từ dự án

>>> Công chứng tặng cho nhà đất giữa anh chị em ruột có cần nộp thuế không?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com