Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTrong thực tiễn công chứng, không hiếm trường hợp hồ sơ công chứng bị thất lạc, hư hỏng hoặc mất do nhiều nguyên nhân khác nhau như lưu trữ không bảo đảm, sự cố kỹ thuật, thiên tai hoặc lỗi quản lý. Từ đó phát sinh băn khoăn: việc mất hồ sơ công chứng có làm mất hoặc ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hợp đồng đã được công chứng hay không? Đây là vấn đề quan trọng, bởi nó liên quan trực tiếp đến hiệu lực của giao dịch dân sự và quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia.
>>> Xem thêm: Người mới mua nhà lần đầu nên chọn văn phòng công chứng nào để không lo thiếu giấy tờ?
Hồ sơ công chứng và văn bản công chứng là hai khái niệm cần phân biệt
Để trả lời đúng câu hỏi trên, cần phân biệt rõ hồ sơ công chứng và văn bản công chứng:
-
Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch… đã được công chứng viên chứng nhận theo đúng trình tự luật định.
-
Hồ sơ công chứng là tập hợp các tài liệu phục vụ cho việc công chứng, bao gồm: phiếu yêu cầu công chứng, bản sao giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản, dự thảo hợp đồng, bản lưu văn bản công chứng, sổ công chứng và các tài liệu liên quan khác.
Sự phân biệt này có ý nghĩa quyết định trong việc đánh giá giá trị pháp lý của hợp đồng khi xảy ra việc mất hồ sơ.
Giá trị pháp lý của hợp đồng công chứng theo quy định pháp luật
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014:
“Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”.
Đồng thời, pháp luật công chứng và pháp luật dân sự không đặt điều kiện hiệu lực của hợp đồng công chứng phụ thuộc vào việc hồ sơ công chứng có còn được lưu trữ đầy đủ hay không.
Như vậy, về nguyên tắc:
-
Hiệu lực pháp lý của hợp đồng phát sinh từ việc công chứng hợp pháp, không phụ thuộc vào tình trạng lưu trữ hồ sơ về sau.
-
Việc mất hồ sơ công chứng không làm đương nhiên mất hiệu lực của hợp đồng đã được công chứng hợp pháp.
>>> Xem thêm: Dịch vụ sổ đỏ uy tín – Giải pháp nhanh chóng cho mọi thủ tục đất đai tại Hà Nội
Mất hồ sơ công chứng có làm hợp đồng vô hiệu hay không?
Trường hợp hợp đồng đã được công chứng đúng quy định
Nếu hợp đồng đã:
-
Được công chứng viên có thẩm quyền chứng nhận;
-
Thực hiện đúng trình tự, thủ tục;
-
Các bên có đầy đủ năng lực hành vi dân sự;
-
Nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội;
thì việc mất hồ sơ công chứng không làm hợp đồng vô hiệu, cũng không làm mất giá trị pháp lý của hợp đồng.
Trong trường hợp này, hợp đồng vẫn:
-
Có hiệu lực thi hành;
-
Có giá trị chứng cứ;
-
Là căn cứ để giải quyết tranh chấp tại Tòa án.
Trường hợp phát sinh tranh chấp và cần đối chiếu hồ sơ
Mặc dù không làm mất hiệu lực hợp đồng, nhưng việc mất hồ sơ công chứng có thể gây khó khăn trong quá trình chứng minh khi xảy ra tranh chấp, đặc biệt là đối với các vấn đề như:
-
Trình tự công chứng có được thực hiện đúng hay không;
-
Có dấu hiệu ép buộc, giả mạo hay không;
-
Tình trạng minh mẫn, tự nguyện của người ký tại thời điểm công chứng.
Trong trường hợp này, bản chính hợp đồng công chứng mà các bên đang lưu giữ vẫn là chứng cứ quan trọng. Hồ sơ công chứng chỉ đóng vai trò hỗ trợ làm rõ quá trình công chứng.
Giá trị chứng cứ của hợp đồng công chứng khi hồ sơ bị mất
Theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự, văn bản công chứng là chứng cứ, và các tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu.
Do đó:
-
Nếu các bên xuất trình được bản chính hợp đồng công chứng, Tòa án vẫn có căn cứ xem xét, giải quyết vụ việc;
-
Việc hồ sơ công chứng bị mất không làm mất giá trị chứng cứ của bản hợp đồng công chứng đang tồn tại hợp pháp.
>>> Xem thêm: Có được đăng ký tại nơi tạm trú khi làm thủ tục đăng ký kết hôn không?
Trách nhiệm pháp lý khi làm mất hồ sơ công chứng
Mặc dù không làm hợp đồng mất hiệu lực, nhưng việc làm mất hồ sơ công chứng là hành vi vi phạm nghĩa vụ nghề nghiệp của tổ chức hành nghề công chứng.
Theo Luật Công chứng 2014:
-
Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ lưu trữ, bảo quản hồ sơ công chứng theo đúng thời hạn và quy định;
-
Trường hợp làm mất, hư hỏng hồ sơ, có thể phát sinh trách nhiệm:
-
Trách nhiệm kỷ luật đối với công chứng viên;
-
Trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu gây thiệt hại thực tế cho người yêu cầu công chứng.
-
Tuy nhiên, trách nhiệm này là trách nhiệm quản lý và nghề nghiệp, không làm thay đổi hiệu lực pháp lý của hợp đồng đã được công chứng hợp pháp.
Trường hợp đặc biệt: không còn bất kỳ bản chính nào của hợp đồng
Trong tình huống đặc biệt, nếu:
-
Hồ sơ công chứng bị mất;
-
Các bên cũng không còn giữ bản chính hợp đồng công chứng;
thì việc chứng minh nội dung giao dịch sẽ gặp nhiều khó khăn hơn. Khi đó, Tòa án có thể xem xét:
-
Bản sao hợp đồng (nếu có);
-
Dữ liệu trong sổ công chứng;
-
Lời khai của công chứng viên;
-
Các chứng cứ gián tiếp khác.
Dù vậy, việc mất hồ sơ không tự động làm giao dịch vô hiệu, mà chỉ ảnh hưởng đến khả năng chứng minh khi có tranh chấp.
Kết luận
Có thể khẳng định rằng:
-
Mất hồ sơ công chứng không làm mất giá trị pháp lý của hợp đồng đã được công chứng hợp pháp;
-
Hiệu lực của hợp đồng công chứng được xác lập tại thời điểm công chứng viên ký và đóng dấu;
-
Tuy nhiên, việc mất hồ sơ công chứng có thể gây khó khăn trong việc chứng minh quá trình công chứng và làm phát sinh trách nhiệm pháp lý đối với tổ chức hành nghề công chứng.
Vì vậy, trong thực tiễn, cả người dân và công chứng viên đều cần ý thức rõ tầm quan trọng của việc lưu giữ bản chính hợp đồng và bảo quản hồ sơ công chứng đúng quy định, nhằm hạn chế rủi ro pháp lý khi xảy ra tranh chấp.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Thời điểm phát sinh quyền không thống nhất xử lý như nào?
>>> Bị chồng/vợ giấu tài sản khi ly hôn: Làm sao phát hiện?
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội cung cấp dịch vụ công chứng ngoài trụ sở theo yêu cầu
>>> Kinh nghiệm tránh sai sót khi làm dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh
>>> Trường hợp di chúc miệng có thể công chứng di chúc không?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com