Trình tự thực hiện thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp

Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 27 Nghị định 168/2026/NĐ-CP, thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh được thực hiện như sau:

1. Cơ quan đăng ký doanh nghiệp

Cá nhân, hộ kinh doanh có nhu cầu chuyển đổi sang doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi dự kiến đặt trụ sở chính của doanh nghiệp sau chuyển đổi.

2. Thành phần hồ sơ

Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh bao gồm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cùng các giấy tờ tương ứng với loại hình doanh nghiệp được lựa chọn. Hồ sơ này không bao gồm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, trừ trường hợp có yêu cầu riêng theo quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Có thể tra cứu lịch làm việc của văn phòng công chứng gần nhất tại Hà Nội tại đâu?

– Đối với doanh nghiệp tư nhân

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân kê khai số định danh cá nhân thì không phải nộp bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân.

– Đối với công ty hợp danh

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên công ty hợp danh.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức tham gia thành lập công ty, trừ trường hợp được miễn nộp do đã kê khai số định danh cá nhân theo quy định.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

– Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn (một thành viên hoặc hai thành viên trở lên)

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có từ hai thành viên trở lên.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức tham gia thành lập doanh nghiệp, trừ trường hợp được miễn theo quy định về kê khai số định danh cá nhân.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

– Đối với công ty cổ phần

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, nếu có.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức tham gia thành lập doanh nghiệp, trừ trường hợp được miễn nộp theo quy định về số định danh cá nhân.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp hình thành từ việc chuyển đổi hộ kinh doanh có nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp và thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký theo Luật Đầu tư, hồ sơ cần bổ sung bản sao văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.

3. Trình tự thực hiện thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp

Quá trình chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp được tiến hành theo các bước sau:

– Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Chủ hộ kinh doanh lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu hoạt động, sau đó chuẩn bị đầy đủ giấy tờ đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định tương ứng.

>>> Xem thêm: Mua bán nhà đất trên toàn quốc tháng 10/2026.

– Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp

Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở chính. Ngoài hình thức nộp trực tiếp theo quy định, người đăng ký có thể thực hiện thủ tục trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

– Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ

Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

– Bước 4: Thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh

Sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các cơ quan đăng ký kinh doanh phối hợp thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh theo quy định.

Cụ thể:

• Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông tin về việc thành lập doanh nghiệp từ chuyển đổi hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.
• Tiếp theo, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã gửi thông tin về việc chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh đến cơ quan thuế. Đồng thời, cơ quan này đăng tải thông báo hộ kinh doanh đang thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cập nhật tình trạng pháp lý tương ứng.
• Sau khi hộ kinh doanh hoàn thành các nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông tin xác nhận đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin này, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cập nhật tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh thành đã chấm dứt hoạt động trong Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh.

Lưu ý: Kể từ thời điểm doanh nghiệp được thành lập trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh cũ không được tiếp tục hoạt động.

4. Những lưu ý khi chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

Khi thực hiện chuyển đổi, chủ hộ kinh doanh cần quan tâm đến việc cấp mã số thuế, hoàn thành nghĩa vụ thuế và trách nhiệm đối với các khoản nợ phát sinh trước thời điểm chuyển đổi.

– Về mã số thuế

• Doanh nghiệp sau khi chuyển đổi được cấp mã số doanh nghiệp mới theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Mã số thuế của hộ kinh doanh cũ chấm dứt hiệu lực theo quy định. Tuy nhiên, nghĩa vụ thuế của cá nhân là chủ hộ kinh doanh vẫn được quản lý theo mã số thuế cá nhân của người đại diện hộ kinh doanh.

– Về nghĩa vụ thuế

Trước khi hoàn tất việc chuyển đổi, hộ kinh doanh có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế còn tồn đọng với cơ quan quản lý thuế theo quy định pháp luật.

Trường hợp hộ kinh doanh chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp được thành lập trên cơ sở chuyển đổi có trách nhiệm kế thừa toàn bộ quyền và nghĩa vụ của hộ kinh doanh trước đó.

Đặc biệt, nếu hộ kinh doanh chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, chủ hộ kinh doanh (người đại diện hộ kinh doanh) vẫn phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ chưa thanh toán của hộ kinh doanh. Vì vậy, trước khi chuyển đổi, chủ hộ cần rà soát các khoản nợ, nghĩa vụ tài chính và tình trạng thực hiện nghĩa vụ thuế để hạn chế rủi ro pháp lý về sau.

>>> Xem thêm: Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? Những trường hợp nào được miễn các loại thuế phí khi làm dịch vụ sổ đỏ nhanh?