Công chứng giấy tờ tùy thân là thủ tục cần thiết trong nhiều hồ sơ hành chính như xin việc, làm visa, vay vốn ngân hàng… Việc hiểu rõ quy định, quy trình công chứng giấy tờ tùy thân như CMND, CCCD, hộ khẩu giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh phát sinh rủi ro pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z để bạn dễ dàng thực hiện.
>>> Xem thêm: Muốn tiết kiệm thời gian? Khám phá ngay cách công chứng giấy tờ nhanh chóng tại nhà.
1. Công chứng giấy tờ tùy thân là gì?
Theo Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự, bản sao giấy tờ.
Công chứng giấy tờ tùy thân là việc chứng thực bản sao các giấy tờ như:
Chứng minh nhân dân (CMND).
Căn cước công dân (CCCD).
Sổ hộ khẩu.
Mục đích là để sử dụng thay thế bản chính trong các hồ sơ mà vẫn đảm bảo tính pháp lý, được cơ quan, tổ chức chấp nhận.
2. Căn cứ pháp lý về công chứng giấy tờ tùy thân
2.1. Luật Công chứng 2014
Điều 2: Quy định về khái niệm công chứng.
Điều 41: Công chứng bản sao giấy tờ.
2.2. Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực
Điều 5: Nguyên tắc chứng thực.
Điều 20: Chứng thực bản sao từ bản chính.
Điều 24: Thẩm quyền chứng thực chữ ký.
Ngoài ra, mức phí công chứng giấy tờ tùy thân áp dụng theo Thông tư 257/2016/TT-BTC.
>>> Xem thêm; Quy trình thực hiệnthủ tục công chứng hợp đồng vay tiền mới nhất
3. Giấy tờ tùy thân thường được công chứng
3.1. Chứng minh nhân dân (CMND)
CMND là giấy tờ xác định danh tính của công dân Việt Nam từ 15 tuổi trở lên. Tuy nhiên, nhiều người đã đổi sang CCCD nên CMND chỉ còn giá trị khi chưa hết hạn.
3.2. Căn cước công dân (CCCD)
CCCD thay thế CMND, được cấp theo Luật Căn cước công dân. CCCD gắn chip điện tử là hình thức phổ biến hiện nay.
3.3. Sổ hộ khẩu
Sổ hộ khẩu xác định nơi cư trú, thông tin hộ gia đình, quan hệ nhân thân. Dù từ 1/7/2021 đã bắt đầu thay thế bằng dữ liệu điện tử (theo Luật Cư trú 2020), nhiều thủ tục vẫn yêu cầu nộp bản sao công chứng sổ hộ khẩu.
Bản photo tương ứng với số lượng bản sao cần công chứng.
CMND/CCCD để xuất trình khi yêu cầu công chứng.
4.2. Bước 2: Lựa chọn địa điểm công chứng
Người dân có thể lựa chọn:
Văn phòng công chứng theo Luật Công chứng 2014.
UBND xã/phường theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
4.3. Bước 3: Công chứng viên thực hiện chứng thực
Kiểm tra tính hợp pháp, tính còn hiệu lực của giấy tờ gốc.
Đối chiếu bản photo với bản gốc.
Xác nhận, ký tên, đóng dấu.
4.4. Bước 4: Nhận kết quả và nộp phí
Người dân thanh toán phí công chứng giấy tờ tùy thân. Theo Thông tư 257/2016/TT-BTC, mức phí thường là 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở đi là 1.000 đồng/trang.
Ví dụ: Anh H cần xin việc tại công ty nước ngoài và yêu cầu nộp bản sao công chứng CMND, CCCD và sổ hộ khẩu. Anh H mang theo bản gốc và 5 bộ bản photo đến Văn phòng công chứng X. Công chứng viên kiểm tra thông tin trên CMND và CCCD, đối chiếu hộ khẩu, chứng thực bản sao, đóng dấu. Sau 20 phút, anh H nhận đủ 5 bộ giấy tờ công chứng để nộp hồ sơ xin việc, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính pháp lý.
6. Lưu ý quan trọng
Chỉ công chứng giấy tờ còn hiệu lực: CMND/CCCD không rách nát, không mờ số, hộ khẩu còn nguyên vẹn.
Không công chứng giấy tờ giả, giấy tờ có dấu hiệu tẩy xóa.
Nên photo trước ở nhà để tiết kiệm chi phí, thời gian.
Kiểm tra kỹ thông tin trên bản sao sau khi công chứng, tránh sai sót phải công chứng lại.
7. Câu hỏi thường gặp
7.1. Có thể công chứng giấy tờ tùy thân ở nơi khác nơi thường trú không?
Được. Theo quy định, bạn có thể công chứng tại bất kỳ Văn phòng công chứng hoặc UBND xã/phường nào trên toàn quốc.
7.2. Công chứng giấy tờ tùy thân mất bao lâu?
Nếu giấy tờ hợp lệ và đã chuẩn bị đầy đủ, thủ tục chỉ mất từ 10-30 phút tùy số lượng.
Nắm rõ quy trình và lưu ý khi công chứng giấy tờ tùy thân sẽ giúp bạn thực hiện nhanh chóng các thủ tục hành chính, hồ sơ xin việc, du học, xuất nhập cảnh… Hãy luôn chuẩn bị đầy đủ bản gốc và chọn cơ quan công chứng uy tín để đảm bảo hồ sơ của bạn được xác thực đúng quy định pháp luật.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ:Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Công chứng ngoài trụ sở, tại nhà riêng miễn phí
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Hotline: 09.66.22.7979 hoặc 0935.669.669
Địa chỉ: số 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
