Khi phát sinh quyền thừa kế, nhiều gia đình gặp khó khăn vì một hoặc nhiều người thừa kế đang sinh sống, học tập hoặc làm việc ở nước ngoài. Đây được xem là trường hợp “thừa kế xa nhà”, khiến quá trình công chứng văn bản khai nhận di sản trở nên phức tạp hơn do phải xác nhận chữ ký, hợp pháp hóa lãnh sự và chứng minh quan hệ nhân thân. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các bước xử lý đúng pháp luật cho trường hợp người thừa kế ở nước ngoài, giúp bạn chủ động chuẩn bị hồ sơ và tránh phát sinh thủ tục không cần thiết.

>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng nào hỗ trợ công chứng giấy tờ cho người nước ngoài? Giải đáp các câu hỏi thường gặp

1. Cơ sở pháp lý về thừa kế khi người thừa kế ở nước ngoài

Quy trình công chứng trong trường hợp “thừa kế xa nhà” chịu sự điều chỉnh của nhiều văn bản pháp luật, bao gồm:

• “Bộ luật Dân sự 2015” – quy định hàng thừa kế và quyền hưởng di sản (Điều 651, Điều 652).

• “Luật Công chứng 2014” – quy định về công chứng ngoài lãnh thổ, công chứng ủy quyền và chứng nhận chữ ký.

• “Nghị định 23/2015/NĐ-CP” – quy định về chứng thực chữ ký, chứng thực giấy tờ.

• Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự theo “Nghị định 111/2011/NĐ-CP”.

→ Như vậy, dù người thừa kế ở nước ngoài, họ vẫn có quyền hưởng di sản, nhưng việc ký kết và xác nhận văn bản phải thực hiện đúng chuẩn quốc tế.

>>> Xem thêm: Dịch vụ sổ đỏ tiết kiệm chi phí, tối ưu thời gian cho khách hàng

2. Hồ sơ cần chuẩn bị trong trường hợp người thừa kế đang ở nước ngoài

2.1. Hồ sơ chung

• Giấy chứng tử của người để lại di sản;

• Giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế (sổ hộ khẩu cũ, giấy khai sinh, CMND/CCCD…);

• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (sổ đỏ, đăng ký xe, tài khoản ngân hàng…);

• Dự thảo văn bản khai nhận di sản.

2.2. Hồ sơ của người thừa kế đang nước ngoài

Tùy họ có về Việt Nam ký trực tiếp hay không, có hai phương án:

a) Người thừa kế về Việt Nam

• Hộ chiếu còn hiệu lực;

• Giấy xác nhận tạm trú (nếu yêu cầu);

• Giấy tờ nhân thân để công chứng trực tiếp tại Việt Nam.

b) Người thừa kế không về Việt Nam

• Văn bản ủy quyền cho người khác tại Việt Nam để khai nhận di sản (nếu chọn phương án ủy quyền);

• Hoặc văn bản đồng ý khai nhận di sản, ký tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam.

• Tất cả giấy tờ lập ở nước ngoài phải:

  • Được công chứng ở nước sở tại;

  • Hợp pháp hóa lãnh sự;

  • Dịch thuật công chứng tại Việt Nam.

>>> Xem thêm: Có được sửa lỗi chính tả sau khi văn bản đã công chứng?

3. Quy trình công chứng văn bản khai nhận di sản trong trường hợp thừa kế xa nhà

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người thừa kế trong nước và ngoài nước cùng tập hợp đủ giấy tờ theo quy định.
Công chứng viên sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ.

Bước 2: Xác nhận chữ ký của người ở nước ngoài

Có 2 cách phù hợp pháp luật:

1. Ký tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước sở tại

   • Cơ quan này có thẩm quyền chứng thực chữ ký theo Luật Công chứng 2014.

2. Ký tại cơ quan công chứng nước ngoài

   • Sau đó phải hợp pháp hóa lãnh sự để được công nhận tại Việt Nam.

→ Đây là điểm quan trọng nhất trong các hồ sơ “thừa kế xa nhà”.

Bước 3: Niêm yết công khai tại UBND xã

Theo “Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP”, văn bản khai nhận di sản phải được niêm yết công khai trong 15 ngày.
Nếu có phản hồi từ người liên quan, hồ sơ sẽ được tạm dừng xử lý.

Bước 4: Lập và ký văn bản khai nhận di sản

• Người thừa kế có mặt tại Việt Nam sẽ ký trực tiếp.

• Người ở nước ngoài: sử dụng văn bản đã chứng thực hoặc giấy ủy quyền.
  Công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp và chứng nhận văn bản theo quy định.

Bước 5: Nhận kết quả và tiến hành sang tên tài sản

Sau khi công chứng xong, các đồng thừa kế có thể làm thủ tục:

• Sang tên sổ đỏ;

• Sang tên xe;

• Nhận tiền gửi ngân hàng;

• Quản lý tài sản thuộc di sản.

4. Các lưu ý quan trọng đối với hồ sơ thừa kế xa nhà

4.1. Giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự

Nếu không thực hiện, công chứng viên không có quyền chứng nhận văn bản.

4.2. Không được ký thay người thừa kế ở nước ngoài

Trừ khi có giấy ủy quyền hợp pháp, ký tại cơ quan ngoại giao hoặc công chứng sở tại.

4.3. Cần đảm bảo thống nhất ý chí của các đồng thừa kế

Mọi người phải đồng ý về cách khai nhận và phân chia di sản.
Nếu có tranh chấp → hồ sơ công chứng bị từ chối.

4.4. Thời gian xử lý thường lâu hơn hồ sơ thông thường

Do phải xin giấy tờ từ nước ngoài, hợp pháp hóa lãnh sự, niêm yết kéo dài.

5. Kết luận

Thủ tục công chứng văn bản khai nhận di sản trong trường hợp thừa kế xa nhà đòi hỏi phải tuân thủ đúng quy định về chứng thực quốc tế, ủy quyền và hợp pháp hóa giấy tờ. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ từ sớm giúp bạn giảm đáng kể thời gian xử lý và hạn chế rủi ro bị từ chối công chứng. Trong những trường hợp phức tạp, bạn nên tham khảo ý kiến luật sư hoặc công chứng viên để đảm bảo an toàn pháp lý cho toàn bộ quá trình.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Chất lượng xây dựng chung cư tái định cư: Cách kiểm tra và đánh giá thực tế

>>> Tranh chấp đất liền kề nhà ở đô thị: hướng dẫn xử lý

>>> Công chứng tặng cho quyền sử dụng đất giữa người thân có miễn thuế không?

>>> Tổng hợp toàn bộ quy định pháp luật về thủ tục đăng ký kết hôn mới nhất

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hướng dẫn lập vi bằng ghi nhận giao dịch dân sự

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com