Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTrong thực tiễn công chứng, nhiều hợp đồng – đặc biệt là hợp đồng nhà đất, hợp đồng xây dựng, chuyển nhượng dự án, thế chấp tài sản – thường kèm theo sơ đồ, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật. Các tài liệu này có vai trò quan trọng trong việc xác định đối tượng giao dịch, phạm vi quyền và nghĩa vụ của các bên. Việc lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng có kèm theo sơ đồ, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật nếu không được thực hiện đầy đủ, thống nhất có thể làm phát sinh tranh chấp, thậm chí trở thành căn cứ để Tòa án xem xét hủy văn bản công chứng. Do đó, việc phân tích quy định pháp luật và thực tiễn lưu trữ là cần thiết.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng hỗ trợ công chứng giấy tờ cho người nước ngoài?
1. Căn cứ pháp lý về lưu trữ hồ sơ công chứng có bản vẽ
1.1. Quy định về thành phần hồ sơ công chứng
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng bao gồm:
-
Phiếu yêu cầu công chứng;
-
Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
-
Bản chính hợp đồng, giao dịch đã được công chứng;
-
Bản sao giấy tờ liên quan;
-
Các tài liệu khác có liên quan đến việc công chứng.
Sơ đồ, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật nếu được sử dụng để làm rõ nội dung giao dịch thì được xác định là tài liệu liên quan, thuộc thành phần của hồ sơ công chứng và phải được lưu trữ.
1.2. Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng có bản vẽ
Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
-
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng;
-
Bảo đảm an toàn, bảo mật;
-
Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 20 năm đối với hợp đồng, giao dịch.
Quy định này áp dụng cho toàn bộ tài liệu cấu thành hồ sơ, bao gồm cả sơ đồ, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật kèm theo hợp đồng.
>>> Xem thêm: Bán đất nhanh hơn nhờ dịch vụ làm sổ đỏ chuyên nghiệp
2. Lưu trữ hồ sơ công chứng có bản vẽ đối với hợp đồng có kèm sơ đồ, bản vẽ
2.1. Nguyên tắc lưu trữ
Khi hợp đồng công chứng có kèm theo sơ đồ, bản vẽ, việc lưu trữ cần bảo đảm các nguyên tắc:
-
Đầy đủ: không tách rời hợp đồng chính với tài liệu kèm theo;
-
Thống nhất: sơ đồ, bản vẽ phải được ghi nhận rõ trong nội dung hợp đồng;
-
Khả năng đối chiếu: có thể xác định chính xác tài liệu nào gắn với hợp đồng nào khi tra cứu.
2.2. Trường hợp sơ đồ, bản vẽ là bộ phận của hợp đồng
Nếu hợp đồng ghi nhận rõ:
“Sơ đồ, bản vẽ kèm theo là một phần không tách rời của hợp đồng”
thì:
-
Sơ đồ, bản vẽ có giá trị pháp lý như nội dung hợp đồng;
-
Bắt buộc phải được lưu trữ trong hồ sơ công chứng;
-
Việc thiếu các tài liệu này có thể làm hồ sơ công chứng không đầy đủ, ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản.
2.3. Trường hợp sơ đồ, bản vẽ mang tính tham khảo
Trong một số giao dịch, sơ đồ hoặc bản vẽ chỉ dùng để minh họa vị trí, hiện trạng tài sản, không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ pháp lý độc lập.
Trong trường hợp này:
-
Công chứng viên cần ghi rõ trong hợp đồng tính chất tham khảo của tài liệu;
-
Tuy nhiên, để bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ, vẫn nên lưu trữ kèm theo hợp đồng công chứng.
3. Lưu trữ hồ sơ công chứng có bản vẽ kèm phụ lục kỹ thuật
3.1. Phụ lục kỹ thuật có giá trị ràng buộc pháp lý
Phụ lục kỹ thuật thường xuất hiện trong:
-
Hợp đồng xây dựng;
-
Hợp đồng mua bán nhà ở hình thành trong tương lai;
-
Hợp đồng chuyển nhượng dự án.
Khi phụ lục kỹ thuật xác định:
-
Tiêu chuẩn kỹ thuật;
-
Diện tích, kết cấu, vật liệu;
-
Nghĩa vụ cụ thể của các bên;
thì phụ lục này phải được lưu trữ cùng hồ sơ công chứng như một bộ phận của hợp đồng.
>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng trọn gói, đảm bảo đúng quy định pháp luật
3.2. Yêu cầu về hình thức lưu trữ
Đối với phụ lục kỹ thuật:
-
Phải được ký, đóng dấu giáp lai theo quy định;
-
Trường hợp bản vẽ khổ lớn hoặc nhiều trang, có thể lưu trữ bản sao hợp lệ, kèm ghi chú về bản gốc.
4. Hậu quả pháp lý khi lưu trữ hồ sơ công chứng có bản vẽ không đầy đủ
Việc lưu trữ không đầy đủ sơ đồ, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật có thể dẫn đến:
-
Không xác định được chính xác đối tượng giao dịch;
-
Phát sinh tranh chấp về diện tích, ranh giới, tiêu chuẩn kỹ thuật;
-
Là căn cứ để Tòa án xem xét hủy văn bản công chứng do vi phạm trình tự, thủ tục;
-
Phát sinh trách nhiệm bồi thường của tổ chức hành nghề công chứng theo Điều 38 Luật Công chứng 2014.
>>> Xem thêm: Thủ tục làm giấy từ chối tài sản gồm những bước nào?
Kết luận
Lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng có kèm theo sơ đồ, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản công chứng và quyền lợi của các bên tham gia giao dịch. Việc lưu trữ đầy đủ, thống nhất không chỉ giúp hạn chế tranh chấp mà còn là cơ sở quan trọng để bảo vệ công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng trước các rủi ro pháp lý phát sinh.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Văn phòng công chứng thứ 7 chủ nhật phù hợp người bận lịch hành chính
>>> Vì sao nên thuê dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói thay vì tự đi làm thủ tục?
>>> Tìm hiểu chi tiết về phí công chứng vay vốn ngân hàng và thế chấp tài sản
>>> Điều khoản mập mờ trong hợp đồng: Công chứng viên từ chối?
>>> Lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng thuê
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Đường dây nóng: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com