Hồ sơ công chứng điện tử — Quy định mới từ 1/7/2025
Kể từ ngày 1/7/2025, Việt Nam chính thức áp dụng quy định mới về hồ sơ công chứng điện tử theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP, đánh dấu bước phát triển mạnh mẽ hướng tới hiện đại hóa hoạt động công chứng.
1. Hồ sơ công chứng điện tử gồm những gì?
Theo Điều 61 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, hồ sơ công chứng điện tử phải được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ, đảm bảo khả năng sửa lỗi kỹ thuật, bổ sung, hủy bỏ giao dịch, đồng thời cung cấp bản sao văn bản và hồ sơ khi có yêu cầu của các bên liên quan.
2. Nền tảng của hồ sơ công chứng điện tử và cổng tham chiếu dữ liệu
Theo Điều 51 NĐ 104/2025/NĐ-CP, mọi nền tảng công chứng điện tử phải:
Cho phép sử dụng tài khoản định danh điện tử (ít nhất mức độ 2) cho cá nhân và tổ chức.
Khi cung cấp dịch vụ công chứng trực tuyến, phải đảm bảo giải pháp xác thực đúng theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
3. Vai trò của tổ chức hành nghề trong hồ sơ công chứng điện tử
Tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ đầy đủ, bảo đảm tài liệu có thể tham chiếu được — theo yêu cầu của cơ quan nhà nước, công chứng viên, người tham gia giao dịch hoặc người có liên quan, khi có sự đồng ý của các bên.
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm chọn dịch vụ làm sổ đỏuy tín, tránh rủi ro pháp lý
4. Lợi ích từ quy định mới của hồ sơ công chứng điện tử
Bảo mật & minh bạch hơn: Hồ sơ lưu trữ dưới dạng dữ liệu số, dễ bảo quản, truy xuất và hạn chế rủi ro mất mát.
Tiết kiệm thời gian: Người dân và công chứng viên có thể truy cập và xử lý hồ sơ điện tử nhanh chóng thông qua nền tảng trực tuyến.
Chuẩn hóa quy trình công chứng hiện đại: Tạo nền tảng cơ sở hạ tầng cho dịch vụ công chứng số hóa toàn diện, phù hợp xu hướng chuyển đổi số quốc gia.
Tổ chức hành nghề cần chuẩn bị, cập nhật hệ thống công nghệ để đáp ứng quy định về định danh và lưu trữ.
Cần đảm bảo rằng hệ thống có độ bảo mật cao và có khả năng phục hồi trong trường hợp sự cố kỹ thuật phát sinh.
Người dân cần được hướng dẫn sử dụng tài khoản định danh điện tử (như VNeID, CCCD gắn chip) để sử dụng dịch vụ hiệu quả.
Kết luận
Quy định mới về hồ sơ công chứng điện tử từ ngày 1/7/2025 không chỉ giúp nâng cao hiệu quả, minh bạch và bảo mật trong hoạt động công chứng mà còn là bước tiến quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia. Đây là cơ hội để cả người dân và tổ chức hành nghề công chứng thích ứng, khai thác tối đa lợi ích của công nghệ vào thực tiễn.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ:Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy:Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
