Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTrong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, các dịch vụ pháp lý truyền thống cũng đang có những bước thay đổi để bắt kịp xu thế. Một trong những điểm mới đáng chú ý là sự xuất hiện của vi bằng điện tử hay còn gọi là lập vi bằng online. Đây được coi là xu hướng tất yếu nhằm đáp ứng nhu cầu nhanh chóng, thuận tiện, minh bạch trong các giao dịch dân sự, thương mại. Bài viết này sẽ phân tích căn cứ pháp lý, cách thức triển khai và lợi ích của vi bằng điện tử theo quy định mới nhất.
>>> Xem thêm: Chỉ 10 phút để hoàn tất hồ sơ tại văn phòng công chứng.
1. Căn cứ pháp lý về lập vi bằng điện tử
1.1. Quy định về vi bằng theo Nghị định 08/2020/NĐ-CP
Điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP định nghĩa vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi có thật mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.
Theo quy định này, vi bằng truyền thống thường được lập bằng văn bản giấy, kèm theo hình ảnh, video và phải đăng ký tại Sở Tư pháp.
1.2. Nền tảng pháp lý cho vi bằng điện tử
Luật Giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ 1/7/2024) đã tạo hành lang pháp lý cho việc số hóa các dịch vụ pháp lý, trong đó có khả năng triển khai vi bằng điện tử. Điều 8 của luật khẳng định: dữ liệu điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy nếu đáp ứng đủ điều kiện về tính toàn vẹn và khả năng truy cập.
Điều này mở ra cơ sở pháp lý cho việc xây dựng hệ thống lập vi bằng online, trong đó vi bằng có thể được ký số, lưu trữ và đăng ký trực tuyến.
2. Lập vi bằng điện tử là gì?
Vi bằng điện tử là dạng vi bằng được lập, ký và lưu trữ trên môi trường điện tử, có thể tích hợp chữ ký số của Thừa phát lại và xác thực qua hệ thống quản lý của Sở Tư pháp.
So với vi bằng giấy truyền thống, vi bằng điện tử giúp rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí và đảm bảo an toàn dữ liệu nhờ công nghệ số.
Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp A muốn lập vi bằng ghi nhận việc giao nhận hàng hóa qua cảng. Thay vì hẹn Thừa phát lại đến trực tiếp, doanh nghiệp có thể gửi hình ảnh, video và dữ liệu qua nền tảng trực tuyến. Thừa phát lại xác minh, ký số và lập vi bằng điện tử, sau đó đăng ký ngay trên cổng dịch vụ công của Sở Tư pháp.
>>> Xem thêm: Tránh bị lừa đảo nhờ chọn đúng Dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh.
3. Quy trình lập vi bằng điện tử, online
3.1. Bước 1: Nộp yêu cầu trực tuyến
Người dân/doanh nghiệp gửi yêu cầu lập vi bằng trên cổng dịch vụ công hoặc nền tảng điện tử của Văn phòng Thừa phát lại, kèm thông tin và tài liệu liên quan.
3.2. Bước 2: Thẩm định và xác minh
Thừa phát lại tiếp nhận yêu cầu, xác minh tính hợp pháp và xác định phạm vi sự kiện, hành vi có thể lập vi bằng điện tử.
3.3. Bước 3: Thu thập và chứng kiến dữ liệu
Thừa phát lại có thể trực tiếp tham gia online (ví dụ: họp trực tuyến, livestream) hoặc nhận dữ liệu điện tử để chứng minh sự kiện, hành vi.
3.4. Bước 4: Lập và ký số vi bằng điện tử
Vi bằng được lập bằng file điện tử, có chữ ký số của Thừa phát lại và dấu điện tử của Văn phòng Thừa phát lại.
3.5. Bước 5: Đăng ký vi bằng điện tử tại Sở Tư pháp
Trong vòng 03 ngày làm việc, Văn phòng Thừa phát lại gửi vi bằng điện tử qua hệ thống trực tuyến của Sở Tư pháp để được công nhận hợp pháp.
4. Lợi ích của lập vi bằng điện tử
4.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Người dân và doanh nghiệp không cần trực tiếp đến Văn phòng Thừa phát lại, mọi thủ tục có thể thực hiện online.
4.2. An toàn, minh bạch
Vi bằng điện tử được lưu trữ trên hệ thống số, tránh nguy cơ thất lạc hoặc sửa đổi trái phép.
4.3. Dễ dàng tra cứu và sử dụng
Cơ quan tiến hành tố tụng, người dân có thể dễ dàng tra cứu vi bằng điện tử qua mã định danh hoặc hệ thống lưu trữ dữ liệu quốc gia.
Ví dụ thực tế: Một công ty công nghệ ký hợp đồng cung cấp phần mềm online. Để tránh tranh chấp, công ty yêu cầu lập vi bằng điện tử ghi nhận buổi ký kết qua nền tảng họp trực tuyến. Khi có tranh chấp, vi bằng điện tử được Tòa án chấp nhận làm chứng cứ.
>>> Xem thêm: Sự khác biệt lớn giữa công chứng và Công chứng vi bằng mà ít ai nắm rõ.
5. Thách thức khi triển khai về lập vi bằng điện tử
5.1. Hành lang pháp lý còn mới
Dù Luật Giao dịch điện tử 2023 đã mở đường, nhưng hiện chưa có văn bản hướng dẫn chi tiết riêng cho vi bằng điện tử.
5.2. Yêu cầu hạ tầng công nghệ
Việc lập, lưu trữ và xác minh vi bằng điện tử đòi hỏi hệ thống công nghệ an toàn, đồng bộ, tránh bị giả mạo dữ liệu.
5.3. Thói quen của người dân
Phần lớn người dân vẫn quen sử dụng văn bản giấy, nên cần thời gian để chấp nhận hình thức vi bằng điện tử.
6. Xu hướng phát triển trong tương lai về lập vi bằng điện tử
Trong bối cảnh Chính phủ đẩy mạnh chuyển đổi số ngành tư pháp, vi bằng điện tử chắc chắn sẽ trở thành xu hướng tất yếu. Khi hành lang pháp lý hoàn thiện và hệ thống công nghệ sẵn sàng, việc lập vi bằng online sẽ phổ biến như các dịch vụ công chứng điện tử hiện nay.
Kết luận
Vi bằng điện tử hay lập vi bằng online là xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao tính minh bạch. Tuy nhiên, để áp dụng rộng rãi, cần hoàn thiện cơ sở pháp lý và hạ tầng công nghệ. Người dân và doanh nghiệp cần nắm rõ để tận dụng lợi ích, đồng thời thận trọng trước những rủi ro ban đầu khi hình thức này còn mới mẻ.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Hợp đồng ở nhờ có cần công chứng không: Góc nhìn từ luật sư
>>> Thỏa thuận phân chia di sản thừa kế có cần công chứng không?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com